| 第２回サマーコンファレンス実行委員会 《部会協議に関する件》 |
| 社団法人 茶道裏千家淡交会総本部 |
| [第１部会] | |
| 部会長 | 椿 邦司 |
| 委 員 | 岡部裕子・上島一泰・上田美幸・吉岡敏正 岩田明子・石井優子・在間文哉・高野貴代 |
| 《受 付》 | |
| ・ | 「受付」業務に関する内容は第5部会の「総務全般」と重複。 |
| ※「受付」に関する内容等は第5部会の担当とします。 | |
| 《呈茶席》 | |
| ・ | 席主は関東第二ブロックの有志と確認する（総本部から許可通知済み）。 |
| ・ | 会場は地下1階の「オーロラ」、時間帯は13時00分から14時30分まで。 |
| ・ | 第1部会が担当窓口となる（但、次の2点については別枠とする）。 |
| (1)事前の準備･後片付け等の都合上、関東第二ブロックはホテル側との交渉を直接行う。 | |
| (2)関東第二ブロックは、呈茶席の企画書および予算見積書を提出し、総本部の許可を得る。 | |
| 《オリエンテーション》 | ||
| ・ | 本事業の開催意義および参加意欲の啓発を主な内容として行う予定。その担当は、辻 治美副実行委員長を考えている。 | |
| ※ | 辻 副実行委員長からの啓発をお願いします。なお、オリエンテーションの進行等に関する企画案を作成の上、お送りください。 | |
| 《開会式》 | ||
| ・ | 宗家を始め、来賓・講師・塾長等の案内誘導を担当する。 | |
| ・ | 司会進行は、部会の中から吉岡敏正・岩田明子の両委員が当たる。 | |
| ・ | 参加者の速やかな誘導のための「フロアマップ」があれば…。 | |
| ※ | 「参加者ノート」にフロア席を色分けした「フロアマップ」を掲載しますので、参加者は「受付」で受け取るカードの色に従い着席します。 | |
| ・ | 案内係に、第18期Ｌ･Ｔ出向員の協力を得たい。 | |
| ※ | 第18期Ｌ･Ｔ出向員の協力については、第5部会において調整しますので、その旨、担当部会長へご連絡ください。 | |
| ・ | 開会式および基調講演の進行に際し、部会はシナリオ案を作成し、総本部と協力して当たる。 | |
| ※ | 次第案およびシナリオ案を作成の上、お送りください。 | |
| ・ | 当日、午前中にリハーサルを行いたい。 | |
| ※ | その方向で準備いたしますので、ご予定ください。 | |
| 《基調講演》 | ||
| ・ | 講師（牛尾治朗氏）の送迎・接遇・案内等を担当する。 | |
| ・ | 講演終了後の「謝辞」は、椿 邦司部会長を考えている。 | |
| ※ | 「謝辞」は椿 部会長にお願いします。 | |
| [第２部会] | |
| 部会長 | 太田 達 |
| 委 員 | 市川稔子・毒島恵子・野崎 保・小森克也・勝部育子 工藤真紀・岡田 賢・梶川尚子・金田明子・武元明子・久原啓司 |
| 《名刺交換会》 | ||
| ・ | 出席者総数約600名の立食パーティー。 | |
| ・ | 入場時、またアトラクション用に「大太鼓」を企画しているが…。 | |
| ※ | ご了解いただきましたので、候補となる「大太鼓」の関係者（団体）等についての情報をお知らせください。 | |
| ・ | 司会は部会の中から工藤真紀委員が担当し、他の委員は進行を補助する。 | |
| ・ | 次第案に基づく進行を行い、最後は「塾」との連続性を強調するプログラムを企画する（塾長の登壇･紹介）。 | |
| ※ | 全体の流れを想定した「次第案」を作成の上、お送りください。 | |
| ・ | 「名刺」は、「塾」単位の10グループに区分した色分けを行い、その後も活用できるよう「サマコン」表記を小さめにしていただきたい。 | |
| ※ | この意向を受けて「名刺」を作成することにします。 | |
| 《各種「塾」》 | ||
| ・ | 10名の塾長、ホテル内に10会場、各「塾」への参加者数は約50名単位とすることを確認する。 | |
| ・ | 各「塾」は、進行等に全体としての統一性を持たせるとともに委員を各「塾」に配し、塾長のアテンドおよび進行等を行う形を考えたい。 | |
| ※ | 部会による工夫部分をまとめ、また具体的に人員配置案を作成の上、お送りください。 | |
| ・ | 各「塾」は、若い世代（担当委員の指名）から塾長への「謝辞」で終了する。 | |
| ・ | 飲食物のボリュームアップをお願いしたい。 | |
| ※ | その方向でホテル側とも交渉することにします。 | |
| [第３部会] | |
| 部会長 | 伊賀淳貴 |
| 委 員 | 大樋年雄・瀬戸口仁三郎・松田しげみ・国方絢子・清藤恭子 高谷美恵子・溝渕木綿子・加藤隆生・大藪真弓・朝比奈秀典・宮本弘子 |
| 《青年部を考える》 | 関根秀治氏 |
| 《茶 道 放 談》 | 草野満代氏・小宮山泰子氏・中谷美紀氏 |
| 《茶 美 会 談 議》 | 内田 繁氏・黒川雅之氏・杉本貴志氏 |
| 《御家元と語る》 | 千 宗室氏 （インタビューアー 樫畑直尚委員長・辻 治美副委員長） |
| ・ | セミナープログラムが中心となるので、講師等の受入から接遇・呈茶・会場への案内・講師紹介・お見送りまでをケアする体制を整える。 | |
| ・ | 講師等への呈茶は「盆略」を用意して当たりたい。 | |
| ※ | ご了解いただきました。ところで、「盆略」はどちら（総本部 or 部会）が用意しますか。 | |
| ・ | 各講師への窓口は総本部とする。 | |
| ※ | 講師との交渉内容に関し、部会に必要な事柄は随時連絡を行います。 | |
| ・ | 各セミナープログラムにおいては「謝辞」の形を取らず、司会者の締めで終わる。 | |
| ・ | 「昼食」の誘導に関し、人員が不足する場合、第1部会へ協力を求める。 | |
| [第４部会] | |
| 部会長 | 宮本英光 |
| 委 員 | 薄井 享・中田功二・栗栖正博・原田 節・迫田房江 長谷川一・佐伯由紀・村井秀幸・中西哲也・松岡和栄・宮脇有子 |
| 《閉会式》 | ||
| ・ | 司会進行は、栗栖正博・薄井 享の両委員が担当する。 | |
| ・ | 次第案に則り、厳粛で参加者の感激度を高める工夫を盛り込みたい。 | |
| ※ | 工夫を盛り込んだ「次第案」を作成の上、お送りください。 | |
| ・ | 「修了証」の授与はブロック長ではなく、一般参加者の中から代表を選考いただきたい。 | |
| ※ | ご了解いただきましたので、代表の選考方法をお知らせください。 | |
| 《会員交流の夕べ》 | ||
| ・ | 以降のプログラムはオプショナルプランとなるが、募集に際しては一括参加を前提に呼びかける方針を確認する（ブロック長会議でも確認）。 | |
| ・ | 会場は、東京ドームホテル「天空の間」とする。 | |
| ・ | 進行は、宮本英光・迫田房江の両委員が当たる。 | |
| ・ | 事前に参加者へ座席カードを配布してスムーズな入場が可能となるよう企画する。 | |
| ※ | 座席カードに関する企画案を作成の上、お知らせください。 | |
| ・ | 御家元を囲んでの記念撮影をお願いしたいので、座席配置は写真を送付することを考えてブロックベースにしていただきたい。 | |
| ※ | この方向で検討させていただきます。 | |
| ・ | アトラクションの一つに「ジャズの生バンド」を考えたい。 | |
| ※ | 未だ懸念される面もありますので、よく検討させていただきます。 | |
| ・ | アトラクションとして、「福引」を考えたい。 | |
| ※ | 具体的な企画案をお聞かせください。その上で、検討いたします。 | |
| 《TOKYOナイト》 | ||
| ・ | 「ドームナイト in TOKYO」への名称変更を提案する。 | |
| ※ | ご裁可いただきました。以降は、この名称に変更します。 | |
| ・ | 「塾」と同じ10会場を使用して運営する。 | |
| ※ | 「会員交流の夕べ」はブロックベースの席割となりますが、続く「ドームナイト」のグループ分け（「塾」単位を継承か）はどうしますか、また進行・運営等に関する企画案を作成の上、お送りください。 | |
| ・ | 各会場を巡廻するグループを編成したい。 | |
| ※ | （宗家・総本部）塾長・正副役員等を中心とする「巡廻チーム」と、全国委員を中心とする「飛入り（乱入）チーム」を設けること了解します。 | |
| ※ | 「飛入り（乱入）チーム」に関する人選と企画内容をお知らせください。 | |
| [第５部会] | |
| 部会長 | 古川清一 |
| 委 員 | 池田郁太郎・小圷弘子・佐藤悦子・井手美代 鈴木なぎさ・佐藤秀和・田澤由美子・岡本政明・高祖千奈美・上田裕子・石川美江 |
| 《総務全般》 | ||
| ・ | 第18期L･T出向員（30名）に関する役割等を連絡･調整する。 | |
| ※ | 各部会からの要望等を取りまとめ、人員配置および役割等を内容とする「スタッフマニュアル」を作成しますので、各部会の要望等を調整ください。 （例）「受付」や「東京道場見学･茶席」に関する事柄など | |
| ・ | 部会に「記録係」を置き、写真やビデオなどの対応を考えたい。 | |
| ※ | 総本部と部会による相談が必要と思われますので、ご予定ください。 | |
| ・ | 参加者の手荷物等は、「受付」の近くに「手荷物カウンター」を設け、ホテル側が各部屋へ運び入れるシステムを整備いただきたい。 | |
| ※ | ホテル側、了解済みです。 | |
| 《東京道場見学･茶席》 | ||
| ・ | 東京道場は、1グループ50名を単位とする3グループを同時に受入れできる体制を整えている。 | |
| ※ | 東京道場内の「案内・誘導・茶席水屋」等の担当は、今期のL･T出向員とします。 | |
| ※ | ホテル・東京道場間はシャトルバス（4台）を巡回させます。 | |
| ・ | 遠隔地からの参加者を優先して案内いただきたい。また、ホテルに「サマコン特設カウンター」を設け、東京道場への送り出しや忘れ物等への対応に当たることを考えている。 | |
| ※ | 朝7時30分にホテル発の第一陣をスタートさせることが可能です。また、以降は30分程度の時間差を設けて案内しますので、ブロック単位の参加者数を確認の上、ラインナップ表を作成いただくことになります。 | |
| ・ | バスの降車場所から東京道場までの間の誘導は実行委員に協力を求めたい。 | |
| 《その他》 | ||
| ・ | 「ＩＴ」活用に関し、ホームページに「実行委員のための会議室」を設置していただきたい（委員および部会間の連携に役立てたい）。 | |
| ※ | その方向で準備中、近く立ち上げます。 | |
| ※ | その他、ホテル内に実行委員のための空間「会議室」を用意します。 | |
| ・ | 参加者へ「注意事項」のようなペーパーを用意し万全を期したい。 | |
| ※ | 具体的な内容案を作成の上、お送りください。 | |
| ・ | 各部会からの配付物等がある場合は、事前に連絡いただきたい。 | |